仕事を属人化することのメリットやデメリットは？属人化するのはよくないことなの？
こんばんは、ヒトデボーイです。
会社で業務をしているとよく
「仕事の属人化してはいけない！」
「仕事を標準化（マニュアル化）して誰でもできるように！」
とか言われたりします。
しかしこれ、理屈はわかるのですが実際に標準化しようとすると大変ですよね。。。
そもそも、仕事を属人化することはいけないことなのでしょうか？
気になったので調べてみました！
仕事の属人化とはどういう状況？
仕事の属人化は、特定の個人に業務が集中し、その個人が重要な情報やスキルを持つことによって成立する状態です。
そのため、その個人以外では業務をうまくまわすことができません。
ただ、この状態には、メリットとデメリットの両方が存在します。
まずは、仕事の属人化のメリットについて見ていきましょう。
仕事を属人化することのメリットとは？
仕事を属人化することのメリットは、主に下記の４つが挙げられます。
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専門知識やスキルの高度化
仕事の属人化では、特定の個人が業務に集中し、その分野での専門知識やスキルを高めることができます。
長期間にわたって同じ業務に従事することで、その個人は経験と知見を蓄積し、高度な専門性を発揮できるようになります。 -
生産性の向上
属人化された仕事では、個人が業務に集中するため、作業プロセスや手法を最適化することが可能です。
経験に基づく効率的な作業手順の確立や工夫により、生産性を向上させることができます。
また、専門的なスキルを持つ個人が作業を担当することで、品質の向上やミスの削減も期待できます。 -
高度なカスタマーサービス
属人化された仕事では、特定の個人が顧客やクライアントと密接に関わることが多くなります。
そのため、個人は顧客のニーズや要求に迅速かつ正確に対応できる能力を身につけることができます。
顧客満足度の向上や高品質なカスタマーサービスの提供が期待できます。 -
成果の評価と報酬の明確化
属人化された仕事では、個人が業務の成果を直接的に担当するため、成果の評価と報酬の明確化がしやすくなります。
個人の貢献度や成果に基づいて評価されることで、モチベーションの向上や報酬体系の公平性が促進されるでしょう。
それでは次に、デメリットについても解説していきます。
仕事を属人化することのデメリットとは？
仕事を属人化することのデメリットは、主に下記の４つが挙げられます。
- 依存度の高まり
仕事の属人化では、特定の個人に業務が集中するため、その個人に依存する傾向が生じます。
もし属人化された個人が退職したり、休暇を取ったりする場合、業務の停滞や問題が発生する可能性があります。
他のメンバーや組織全体がその個人の代替を見つける必要が生じるため、スムーズな業務継続が難しくなります。 - リスクの集中
属人化された仕事では、特定の個人が重要な情報やスキルを保持しているため、その個人のミスや不在が業務に大きな影響を与える可能性があります。
もしも属人化された個人が誤った情報を提供したり、ミスを犯したりした場合、業務の品質や信頼性に悪影響を及ぼす可能性があります。
また、その個人が予期せずに辞任したり病気になったりした場合、業務の継続性やリスク管理に問題が生じるかもしれません。 - 情報の共有と可視化の困難さ
仕事の属人化が進むと、特定の個人が持つ重要な情報やノウハウが限定的な範囲に閉じてしまうことがあります。
他のメンバーや部署との情報共有や知識の可視化が困難になり、全体的なコミュニケーションや効率性に支障をきたす可能性があります。
組織内での情報の均一化や共有プラットフォームの整備が必要となります。 - チームの成長や柔軟性の制約
仕事の属人化が進むと、特定の個人が得意とする業務に集中するため、他のメンバーの成長やスキルの向上が制約される場合があります。
また、業務の多様化や変化に対応する柔軟性も低下する可能性があります。
属人化された個人のいない場合や新しい業務に対してチーム全体が対応することが求められる際に、困難を伴うことがあります。
まとめ
仕事の属人化についてはメリットもデメリットもあるということがわかりました。
日本の文化ではミスをいかに無くすか、というものがあるため、状況が可視化されずに１人にリスクが集中することが特に問題視されている印象があります。
また、昨今は働き方改革により特定個人にかかる負荷を分散して効率よく業務を進めるという流れもあるため、業務を標準化して効率化を図るという方向に進んでいるのかもしれません。
メリットとデメリットとなる部分は会社の業務状況によって変わるため、何を目的に属人化を解消するか根本的な部分を考えることが重要だと思いました。
それではまた！
